Outlook Salesforce Integration

Ihr verlässlicher Partner wenn es um die Microsoft Outlook Integration mit Salesforce geht.

Salesforce für Outlook

Die meiste Zeit des Tages verbringt ein Vertriebsmitarbeiter in Outlook. Früher mussten sie zwischen ihrem E-Mail-Client und Salesforce wechseln, um auf Kontaktinformationen zuzugreifen und neue Details und Aufgaben zu Kontakten hinzuzufügen.
Dank des Add-Ins von Salesforce für Outlook müssen Vertriebsmitarbeiter jetzt nur noch ein Programm verwenden, um ihre Kontakte, Leads, Opportunities und abgeschlossenen Geschäfte zu verwalten.

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Die Nutzung von Salesforce für Outlook läuft aus.

Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass es Salesforce für Outlook bald nicht mehr geben wird. Ab dem Winter 2019-2020 ist Salesforce nur noch für aktive Nutzer zugänglich. Dies führte dazu, dass das Menü „Aktion“ im Sommer 2021 deaktiviert wurde. Infolgedessen wurde die Funktion, mit der Benutzer neue Daten eingeben konnten, deaktiviert.

Bis zum Sommer 2023 plant Salesforce, Salesforce für Outlook komplett auslaufen zu lassen. Auch die verbleibenden Funktionen sollen bis dahin nur noch eingeschränkt zur Verfügung stehen. Trotzdem gibt es keinen Grund zur Aufregung.
Aber warum nimmt Salesforce das Tool vom Markt? Wir erklären es Ihnen:

Warum hat Salesforce den Support eingestellt?

Die kurze Antwort lautet: Salesforce for Outlook ist in die Jahre gekommen. Die längere Antwort:

Um die Kommunikation zwischen den beiden Plattformen zu erleichtern, wurde Salesforce for Outlook entwickelt. Nach der Veröffentlichung von Outlook für Internet Explorer 11, das APEX-Anrufe für die Kontaktaufnahme verwendet, benötigte Salesforce für Outlook die Unterstützung durch Lightning Experience. Die Idee, Lightning als Backup-System zu verwenden, war immer als kurzfristig gedacht.

Da Salesforce für Outlook keinen unverzichtbaren Wert bietet, hat Salesforce beschlossen, den Support dafür einzustellen. Zum jetzigen Zeitpunkt wird Lightning jedoch von einer großen Mehrheit der Salesforce-Benutzer angenommen. Inzwischen bemüht sich Salesforce verstärkt um die Entwicklung von Microsoft-Integrationstools.

Alternative Lösungen für die Integration mit Outlook

Eine enttäuschende Nachricht für regelmäßige Nutzer: Salesforce für Outlook wird demnächst eingestellt. Dies kann jedoch als Chance gesehen werden, eine neue Integrationslösung auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zuzuschneiden. Die beliebtesten Alternativen unterscheiden sich vor allem in Bezug auf Kosten und Funktionen. Daher ist es wichtig, sich im Voraus Gedanken darüber zu machen, welche Art von Integrationslösung Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt. Unsere Hilfe umfasst die folgenden Merkmale:

Budget

Wie viel Aufwand und Geld ist Ihr Unternehmen bereit zu investieren, um eine zuverlässige Integration Ihrer Kundendaten zu gewährleisten?

Skalierung

Wie groß ist Ihr Unternehmen, und wie wichtig ist es für Sie, dass die Daten in Echtzeit synchronisiert werden?

Auflagen

Muss Ihr Unternehmen irgendwelche Vorschriften einhalten? Welche Kosten und Auswirkungen hat die Nichteinhaltung dieser Vorschriften?

Konfigurierbarkeit

Werden Ihre geschäftlichen Anforderungen durch eine einfache Plug-and-Play-Datenintegrationslösung erfüllt? Reicht eine einfache Konfiguration aus, oder benötigen Sie aufwendige Einstellungen und die Unterstützung von Programmierern, um Ihre Anforderungen zu erfüllen?

Sicherheit

Wie muss Ihr Unternehmen die Sicherheit der privaten Daten seiner Kunden gewährleisten?

Support

Benötigen Sie sofortige Unterstützung rund um die Uhr, oder reicht eine umfassende Wissensdatenbank aus?

Für uns ist die Größe des Unternehmens die wichtigste Variable bei der Wahl der Integrationsstrategie!

Vor diesem Hintergrund haben wir ein Verzeichnis von Integrationsoptionen zusammengestellt, das nach Unternehmensgröße geordnet ist:

Beste Datenintegrationslösung(en) für:

Prüfen Sie die Angebote, die gut zu Ihrer Unternehmensgröße passen, um zu sehen, ob alles zufriedenstellend ist. Lassen Sie uns wissen, wenn Sie dabei Hilfe benötigen.
Im Folgenden finden Sie das erforderliche Wissen, um mit Salesforce für Outlook loszulegen.

Die Applikation Salesforce für Outlook

McKinsey fand heraus, dass Vertriebsmitarbeiter fast 20 % ihrer Zeit mit Recherchen und 28 % ihrer Zeit mit der Beantwortung von E-Mails verbringen. Wenn ein Unternehmen sowohl Salesforce als auch Outlook verwendet, verschwenden Vertriebsmitarbeiter daher viel Zeit mit dem Hin- und Herwechseln zwischen den beiden Anwendungen.

Redundante Daten

Da Outlook und Salesforce so breit einsetzbar sind, werden sie häufig parallel verwendet, was zu einer ineffizienten Datenduplizierung führt. Dann muss das Vertriebsteam seine Zeitpläne, Aufgaben und Kontakte manuell zwischen den beiden Programmen synchronisieren.

Wenn das Vertriebsteam Salesforce für die Verwaltung aller vertriebsbezogenen Besprechungen verwendet, die einzelnen Vertriebsmitarbeiter aber dennoch ihre anderen Verpflichtungen im Auge behalten müssen, kann Salesforce helfen. Sie verbringen so viel Zeit in Outlook, dass sie begonnen haben, Vertriebstermine doppelt einzugeben.

wie eine Kontaktverwaltung: Outlook wird nach wie vor als virtueller Karteikasten zum Speichern und Aktualisieren von Kontaktinformationen verwendet, während Salesforce für die Verwaltung von Kontakten im Zusammenhang mit Opportunities und Geschäften eingesetzt wird.

Outlook-Integration für Salesforce

Vertriebsmitarbeiter können beispielsweise das Outlook-Add-In verwenden, um neue Salesforce-Kontakte zu erstellen und bestehende Kontakte direkt in ihrem Posteingang zu bearbeiten. Sie können ihre wichtigsten E-Mails schnell und einfach mit dem richtigen Salesforce-Kontakt verbinden.

Die Integration gleicht eingehende Kunden-E-Mails sogar automatisch mit dem entsprechenden Salesforce-Kontakt ab, so dass der einzelne Bearbeiter und das gesamte Team den Kommunikationsverlauf jederzeit einsehen können. Das Add-In unterstützt Salesforce Classic und Salesforce Lightning und funktioniert ähnlich.

Funktionen

– Verknüpfen Sie Datensätze in Salesforce und Outlook
– Verwalten Sie Ihre Salesforce-Daten direkt in Outlook (einschließlich Erstellen und Bearbeiten von Datensätzen)
– Objekte wie Kontakte, Leads, Konten, Opportunities, Vorgänge, Aufgaben, Ereignisse und alles andere, was Sie sich vorstellen können
– Erstellen einer Datenbank mit Salesforce-Leads aus eingehenden E-Mails
– Bearbeiten von Salesforce-Aufgaben in Outlook
– Outlook kann Salesforce-Kalenderereignisse anzeigen
– Microsoft Outlook unterstützt jetzt Salesforce-E-Mail-Vorlagen.

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Verwendung von Salesforce für Outlook

Redundanzen in Arbeitsabläufen und Datenbanken sind lästig für den einzelnen Mitarbeiter und schaden dem wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens.

Bearbeitungszeit

Die Zeit, die verloren geht, wenn ein Vertriebsmitarbeiter Informationen zweimal eingeben muss, ist offensichtlich und nicht unerheblich. Dies führt jedoch zu Verzögerungen in den Arbeitsabläufen und mindert die Qualität der Arbeitsergebnisse insgesamt.

Arbeitsleistung

Der Vertriebsmitarbeiter schaltet gedanklich immer wieder in den Verwaltungsmodus, um Daten zu aktualisieren, anstatt im Vertriebsmodus und in Outlook zu bleiben. Darunter leidet die Verkaufsleistung des Mitarbeiters, weil er nicht zum Arbeitsablauf beiträgt.

In diesem Fall ist das Salesforce-Add-on hilfreich, da es den Datentransfer automatisiert und den Vertriebsmitarbeitern hilft, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren, anstatt sich in Papierkram zu verzetteln.

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